¿Qué se debe saber acerca del cumplimiento ERISA?

Todas las instituciones privadas que ofrecen planes de jubilación o seguros de salud deben cumplir las estipulaciones de la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados (ERISA, por sus siglas en inglés). Dos tipos de organizaciones que no se rigen por este tipo de reglas son: las entidades gubernamentales y las iglesias y. Todas las entidades privadas que proporcionan beneficios a los empleados deben cumplir con las tres secciones de los requisitos de ERISA.

¿Qué es el cumplimiento de ERISA?

Se refiere a los requisitos federales que deben seguir los empleadores para ofrecer programas de bienestar y jubilación a sus trabajadores. Las empresas que ofrecen paquetes de beneficios a los empleados están reguladas por esta ley, y mantener el cumplimiento de estas directrices es un requisito federal.

El objetivo de ERISA es proteger a los empleados para que no se vean perjudicados por los planes de jubilación y los programas de bienestar proporcionados por la empresa, como los seguros dentales, ópticos y de discapacidad. La ley exige que los empleadores se atengan a unas directrices de administración específicas para garantizar que todas las personas sean completamente conscientes de sus opciones y de los procesos de utilización de las prestaciones.

Hay una variedad de programas de beneficios protegidos por las protecciones establecidas por la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados. Algunos de estos ejemplos son:

• Seguro médico.
• Cobertura por discapacidad.
• Licencia por enfermedad.
• Prestaciones de desempleo.
• Tiempo libre remunerado.
• Programas de formación.
• Pago de vacaciones.
• Planes de jubilación.
• Ayuda para guarderías.
• Fondos para becas.

Existen algunas excepciones a la ley. El Departamento de Trabajo ha esbozado dos áreas que no entran en la normativa de ERISA, como son, las prácticas de nómina y los planes no obligatorios. Estas normas pueden resultar confusas para los contratistas y las sociedades.

Requisitos administrativos de ERISA

Uno de los requisitos administrativos básicos de esta ley es que haya personas o equipos designados que se aseguren de que todos los programas cumplan con las estipulaciones especificadas. El propósito de esto es minimizar la responsabilidad de los empleados en cuanto al seguimiento y verificación de la información de cada plan y también crear una transparencia en la aplicación de los programas. Los contratistas independientes pueden utilizar su compañía de seguros como administradora para cumplir este requisito.

La ley se compone de tres secciones principales de cumplimiento y cada una de estas secciones incluye su propia normativa:

Pago de reclamaciones

Cada programa de bienestar proporcionado por un empleador debe ir acompañado de un proceso de reclamaciones. No solamente se debe proporcionar esta información al empleado, sino que, si se ha adjuntado una negación a una reclamación, también deben recibir una explicación exhaustiva.

Divulgación

Los administradores designados de cada programa están obligados a proporcionar toda la información pertinente del plan a los empleados. Esto incluye la descripción de los tipos de cobertura y los distintos niveles disponibles, así como los informes y estados financieros necesarios. Si el Departamento de Trabajo (DOL, por sus siglas en inglés) solicita documentación sobre estos programas, la empresa está obligada a enviarla.

Presentación de informes

Además de proporcionar la información solicitada, las empresas deben presentar periódicamente documentación al DOL, que consiste en brindar explicaciones sobre el plan en vigor, así como sobre los distintos tipos de cobertura dentro de cada programa. Esta información también debe presentarse cuando la empresa aumenta y disminuye los niveles de cobertura de los distintos programas.

Requisitos del plan de beneficios

El gobierno federal también establece estipulaciones sobre los diferentes tipos de subcategorías y los beneficios, estas se dividen en: planes de bienestar y planes de jubilación.

En el caso de los planes de bienestar, las empresas deben proporcionar todos los contratos de seguro a los empleados inscritos. La forma más fácil de hacerlo es incluir la información durante la formación u orientación de los nuevos empleados.

Los planes de jubilación suelen tener requisitos más estrictos que los de bienestar. ERISA señala que los empleadores y los programas deben cumplir las siguientes estipulaciones:

• La información relativa a los planes debe ser fácilmente accesible para los participantes.
• La documentación debe estar presente en la oficina, así como también debe enviarse directamente al empleado.
• La empresa debe proporcionar una explicación exhaustiva a sus empleados sobre cómo reclamar las prestaciones.

Para mantener el cumplimiento de ERISA, el empleador debe proporcionar a los trabajadores la documentación de todos los programas de bienestar y jubilación que ofrece la empresa, ya que es uno de los requisitos federales que establece esta ley, de este modo se está cumpliendo con una de las principales pautas de administración que debe tener la compañía.

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